マイナンバーが収集されるのは、主に税金が関わってくるとき
2016年１月以降の所得にはマイナンバーの登録が必須となります。そのため、早い会社では2016年１月から、遅い会社でも2016年年内には従業員全てのマイナンバーを収集することになります。マイナンバーが収集されるときはどのようなときなのか、またマイナンバーが収集された時にはどう反応する必要があるのか説明いたします。
すべての税金関連の手続きに必要なマイナンバー
個人が収入を得ると、「所得税」や「地方税」を支払う義務が発生します。2016年１月以降に施行される「マイナンバー法」では、企業側が自治体や官公庁に提出する書類にはマイナンバー記載することが義務として課せられていますので、企業側は全ての従業員にマイナンバーの登録を要求することになります。
企業にとっては義務、個人にとっては任意？
マイナンバー法では、企業側の義務として、全ての税処理に関わる書類にマイナンバーを記載することが定められていますが、個人が企業にマイナンバーを伝えるかどうかは義務として定められていません。
ですから理論上は、個人がマイナンバーの登録を拒否することもできるのです。ですが現実問題として、個人がマイナンバーの登録を拒否すると、企業は企業としての義務を果たすことができなくなってしまいますので、マイナンバーの登録を拒否するということは会社の業務を妨害する行為にもなってしまいます。
そのため、マイナンバーの登録を従業員が拒否した場合は何らかの処罰を与える「社則」が規定される企業が増えると予測できます。解雇や懲戒免職にもつながりますので、マイナンバーの登録は任意であっても義務と捉えた方が良いでしょう。
企業でマイナンバーが収集される方法について
すべての収入に対して税金は発生しますので、正社員だけでなく派遣社員やパート社員、アルバイトで働く方にもマイナンバーの収集は求められます。マイナンバーの収集はどのように行われるでしょうか。
庶務課もしくは委託された会社による収集
税処理上に必要となるのがマイナンバーですので、多くの企業では庶務課の社員がマイナンバーの収集を行うことになります。ですが、企業の規模によっては、マイナンバー管理を代行会社に委託することもあるでしょう。
マイナンバー収集の流れ
会社の庶務課がマイナンバーを収集する場合も、庶務課以外の社員が収集する場合も、また代行会社が収集する場合も、いずれの場合も次の流れに沿って実施されます。
収集の流れ１：収集者の身分証の提示
他人のマイナンバーを収集する人は、自分の身分証を提示する義務があります。顔見知りの人であっても、身分証の提示を省くことはできません。
収集の流れ２：使用目的の確認
収集するマイナンバーの使用目的について、収集者から説明を受けます。収集の目的を把握するだけでなく何らかの控えをとっておくなら（目的を説明する文書が手渡されるケースが多い）、目的以外にマイナンバーを使用していないかを監視することができます。説明を受けた時の控え、もしくは説明文書はしっかりと保管しておきましょう。
収集の流れ３：対象者の身分証の提示
マイナンバーを収集する時には、12桁の数字だけでなくマイナンバー保持者の本人確認ができる身分証明書を提示することが求められます。マイナンバーを記した後に、収集者に身分証明書を見せて、偽の情報を記載していないことを確認してもらいましょう。
郵送もしくはオンラインでマイナンバーが収集される場合について
マイナンバーが必要となるのは普段通勤している勤務先だけではありません。クラウドシステムを利用して働いている方や、源泉徴収が行われる証券会社の特定口座を保有している方、また一定額以下の投資に対して課税が免除されるNISA口座を保有している方も、マイナンバーの収集が行われます。
このような場合には、郵送もしくはオンラインでマイナンバーが収集されることになります。マイナンバーを提供する側として、どのように対応することができるでしょうか。
利用目的をしっかり確認する
もちろん証券会社や登録会社などは、税処理上欠かすことができないために口座開設者や業務委託者のマイナンバーを収集します。ですが、便乗して悪用しようとする個人や企業が出てこないとは限りません。
マイナンバーの開示を要求している会社が、本当にマイナンバー提供者と取引のある会社であるのか確認し、どのような目的で使用するのかを説明した案内を熟読し、納得が行った上でマイナンバーを様式に従って記入します。その上で、本人確認ができる書類のコピーを同封して郵送もしくはオンライン送付を実行しましょう。
疑問点を解消してからマイナンバーの提出を
少しでも不安に感じる部分がある場合や、疑問が生じた場合には、問合せ先に尋ねてからマイナンバーの記入と送付を行いましょう。各自が危機意識を持つことが、個人情報の流出を防ぐことにもなるのです。
