マイナンバー会社に提出前に確認に関する記事

マイナンバーを会社に提出する前に確認しておきたいこと

マイナンバーを会社に提出する前に確認しておきたいこと

マイナンバーを会社に提出するように求められることに不安を感じたら!マイナンバーは個人でもしっかり管理しなければなりません。

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マイナンバーを会社に提出するときに知っておきたいこと

いよいよ2016年1月からマイナンバー制度がスタートします。それにあたり会社は、マイナンバーを提出するよう従業員に求めます。もしかしたら、すでに求められた方もいらっしゃるかもしれませんね。あるいは、ご主人が求められたという方もいらっしゃることでしょう。

ところで、マイナンバーは「管理をしっかりして、不用意に人に教えないように」とも言われています。そんなマイナンバーをなぜ会社に提出しなければならないのでしょうか?提出して、会社からマイナンバーが漏れてしまうことはないのでしょうか?もしもマイナンバーを提出しなかったら、どうなるのでしょうか?

ネット上には様々な憶測が飛び交っていますが、憶測はあくまでも憶測です。ここでは、できる限り確かな事実や情報に基づいて、個人のマイナンバー管理について一緒に考えていくことにしましょう。

そもそもマイナンバーは何に使うの?

マイナンバーの使用目的を考える女性

簡単に言うとマイナンバーは、「社会保障」「税」「災害対策」に関する手続きをスムーズに行い、私たち国民が公平かつ公正なサービスを受けるために使います。逆に言うと、現時点ではこの3つの分野の手続き以外で使うことはありません。

実質的な運用は2016年1月からで、上に記した3分野に関する手続きをする際にマイナンバーを提出することが求められます。

なぜマイナンバーを会社に提出しなければならないの?

青いファイルをもった会社の人事担当者

「社会保障」「税」「災害対策」のうち、ふだんの私たちの生活に関わるのが「社会保障」と「税」です。例えば「社会保障」なら、雇用保険・社会保険・年金などが、「税」なら年末調整などが該当します。

会社は、これらの手続きを全従業員の分をまとめて行っています。そのために、従業員のマイナンバーを知る必要があるというわけです。

マイナンバー提出の時期については、会社が必要とするまでに提出されていればよいということで、国としては特に定めていません。ただし、本人以外にも、社会保険や年末調整などの手続きに必要な扶養家族のマイナンバー提出を求められることはあります。

また、正社員として勤務する場合だけでなく、パートタイムやアルバイト勤務の場合も提出を求められます。特に短期のパートやアルバイトの場合は、給与支払いの都合上、2016年1月以降の早い時期にマイナンバーの提出を求められることが予想されます。

派遣社員の場合は、派遣元がすべての手続きを行うため、派遣された企業に提出する必要はありません。

会社に義務づけられていること

会社の経理部門で働く仕事ができるOL

さて、このような理由で会社は従業員にマイナンバーの提出を求めるわけですが、その際には義務づけられていることがあります。さらには、提出を受けたマイナンバーの管理方法についても、厳しい条件が設けられています。参考までに、いくつか例を挙げてみましょう。

利用目的を明確に伝える義務

会社がマイナンバーの提出を求めるときには、利用目的を明確に伝える義務があります。もしも会社が何の説明もなしに提供を求めた場合は「利用目的を教えてほしい」と、要求してかまいません。

ただし、1回の収集で複数の利用目的を提示することは認められていますので、多くの会社はこの方法をとると考えられます。

罰則の適用

会社は、説明した目的以外で集めたマイナンバーを利用してはならないと法律で定められています。もしも不正に利用したことが発覚した場合は、罰則が適用されます。

万が一、会社側のミスでマイナンバーが漏えいしてしまった場合は、いきなり罰則ということにはならないようですが、状況によって刑事罰の適用、損害賠償請求の可能性もあることが示唆されています。

マイナンバーの厳重な保管、管理

マイナンバーの取り扱いに関しては細心の注意を払い、厳重かつ適切に管理しなければならないと定められています。例えば、マイナンバーが記載された書類は鍵のかかる棚などを利用して保管すること、パソコンのセキュリティを万全にすること、退職者のマイナンバーは所定の保管期間を過ぎたらシュレッダーにかけて破棄することなどです。

会社は漏えいや紛失防止のために対策を講じる義務を負っているのです。

どうやって提出すればいいの?

マイナンバーの提出方法に頭を悩ます女性

マイナンバー提出の方法については会社にゆだねられていますので、基本的にはその指示に従うことになりますが、大きく分けて次の3つのパターンがあります。

個人番号カードを持っている場合

個人番号カードを持っている場合は、このカードで提出するのが、簡単で便利です。マイナンバーの提出と本人確認が、これ1枚でできるからです。個人番号カードは、申請した人のみ受け取ることができるカードです。

個人番号カードを持っていない場合

マイナンバー通知カードで提出し、運転免許証、パスポートなどで本人確認をします。

マイナンバー通知カードが手元にない場合

マイナンバー付きの住民票を取得して提出し、運転免許証、パスポートなどで本人確認をします。
内閣官房のホームページによると、コピーをとって提出するほか、郵送、オンライン、電話での提出も可能だということです。ただしどの場合でも、提出した本人確認が必須となっています。

本人確認はなぜ必要なの?

本人確認に必要な運転免許証

本人確認の目的は、「なりすまし」の防止です。第三者になりすまされて社会保障や税、災害対策の手続きが行われてしまっては、私たちが不利益を受ける可能性もありますし、行政も混乱してしまいます。

なお扶養家族の本人確認は、マイナンバーの提出がだれに義務づけられているかによって違うとのこと。会社の指示に従い、不明点や納得できないことがあったら、しっかり確認するようにしましょう。
また、扶養家族以外の家族のマイナンバーを会社に提出する必要はありません。必要なのは、あくまでも扶養の義務がある家族分のみです。

提出しないとどうなるの?

提出するはずの書類を紛失した女性

2015年12月末現在、提出を拒んだとしても法的な罰則を受けるという定めは見あたりません。国から出ているのは、「会社がきちんと理由を説明し、提出を求めること」というお達しです。それでも提出が得られない場合は「書類の提出先(国税局や厚労省など)の指示に従うように」と内閣官房のホームページに記されています。

つまり、どうしても提出したくなければそれは可能ということになります。ですが、提出がないと、会社は必要な書類を作成することができません。つまり、雇用保険や社会保険、児童手当、年末調整などの手続きがスムーズにいかなくなるというリスクを負うことが予測されます。

また、提出しなくても法的な罰則はありませんが、提供の方法や管理など、会社にゆだねられている部分もあります。もしも会社の就労規則等にマイナンバーを提出しない際の取り決めがされている場合は、その取り決めに従うということになります。

副業が会社にばれてしまう?

週末アルバイトの副業をする会社員

マイナンバー制度の導入により「副業が会社にばれてしまうのではないか?」という不安やウワサも多く出回っています。

「こうすれば、ばれない」「どうやったって、ばれるときはばれる」「ばれるようなことをしなければよい」など、さまざまな意見が出ているようですが、制度が本格的に動き出すのは2016年1月からということもあり、どの意見も憶測の域を出ていません。

会社が副業を禁止している場合、ばれてもよしとして副業をするのか、副業はやめるのか、そのあたりは個々人がよく考えて判断することといえそうです。

もしも会社からマイナンバーが漏れてしまったら?

マイナンバーの会社の取り扱いに絶望する女性

会社は、マイナンバーの管理について厳重な対策を講じるように定められていますが、それでも何かの間違いで漏えいしないとは言い切れません。もしもマイナンバーをほかの人に知られた場合、どんなことが起きるのでしょうか。

今のところマイナンバーでの個人情報管理はされていないため、ほかの人がマイナンバーを知ったとしても、個人情報を知ることはできないと言われています。
入手できる情報があるとしたら「社会保障」「税」「災害対策」に関することのみですが、それもマイナンバーを知ったからといって簡単に入手できるわけではないようです。

とはいえ、予想もしなかった事態が起こる可能性がないとは言い切れません。先ほどもお伝えしたように、大きな被害を受けるなどした場合は、刑事罰の適用、損害賠償請求といったことも考えられます。

マイナンバー、会社に提出する?それともしない?

提出を求める会社側は、マイナンバーをなぜ会社に提出する必要があるか、何に使用するかをきちんとした説明を従業員にすること、徹底した管理をすることが義務づけられています。従業員も不明な点や納得できないことがあれば、しっかりと説明を求めることが第一です。

そのうえで納得できるのであれば、マイナンバーの提出をしたほうが、社会保障、扶養控除等、必要な事務手続きがスムーズになることは確かだと言えます。

会社の話を聞いてもどうしても納得できない、よくわからないということがあったら、市区町村の役所や国のコールセンターで確認することが大切です。真偽のよくわからないウワサに惑わされず、きちんと納得した上で対処できるように心がけていきましょう。

マイナンバー総合フリーダイヤル(国のコールセンター)
0120-95-0178
平日 9:30~22:00
土日祝日(年末年始を除く) 9:30~17:30

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この記事を書いたライター
木村さくら

木村さくら

自称「健康オタクで美容オタク」。最近自家栽培にハマってます。