プリント整理アプリの選び方：無料で使える機能比較と続けるコツ

もう溜めない！幼稚園・小学校のお便りはスマホアプリで管理！

幼稚園や小学校から持ち帰ってくるお便りやプリントは、本当に量が多いですよね。新学期などおたよりが多い時期には、何が重要なのかわからなくなりがちです。たくさんの手紙をそのまま放置している方はいませんか？

先に結論をお伝えすると、プリントが溜まる家庭に足りないのは収納グッズではなく、持ち帰った当日に処理が終わる仕組みです。ファイルを増やしても、綴じる作業が残っていれば同じ場所に山ができます。だからこそ、撮って残す方法との併用が現実的な解決策になります。

肝心な手紙を紛失してしまったり、溜め込みすぎて提出物の期限を過ぎてしまったりと、幼稚園や小学校のおたより管理に悩まされている保護者の方は、非常に多いようです。
大量のプリントを保管するためのファイルを用意したものの、「ファイルに入れる作業ができていない」という方も少なくありません。また、ファイルに入れただけで安心し、中身を見返していない方もいるかもしれませんね。

子育ての現場では、こんな会話が繰り返されています。

「ママ、あしたの遠足のプリントどこ？」「え、テーブルに置いたよね…あれ、ない」

「体操服って何曜日までだった？」「たしか金曜だけど、プリント見ないと自信ないな…」

探し物をしている数分の間に、洗い物も宿題の見守りも止まります。プリントの管理がうまくいかないと困るのは、情報が見つからないこと自体よりも、夕方のいちばん忙しい時間を奪われることなのです。

なお、文部科学省は学校と保護者の間の連絡手段をデジタル化する取り組みを進めており、園や学校からの連絡がアプリやメールで届くケースも増えています。それでも紙のプリントが同時に配られる学校は多く、紙とデータが混在する状態をどう束ねるかが、今の保護者の悩みどころになっています。

ここでは、幼稚園・小学校から届く大量のお便りを保管・管理できるスマホアプリ【おたよりBOX】を、筆者が実際に使用した感想を交えてご紹介します。あわせて、プリント管理アプリを選ぶときの比較ポイントや、撮ったあとに溜め込まないための運用ルールもまとめました。

プリント管理アプリの比較で見るべき6つのポイント

プリント整理アプリのランキングや人気の紹介記事を見比べると、名前だけがたくさん並んで、かえって決められなくなることがあります。選ぶときに見るべきなのは知名度ではなく、自分の家に届くプリントの種類と量に合っているかだけです。

次の6つの軸で見ていくと、プリント管理アプリの比較はぐっと簡単になります。

学校プリント整理のアプリを無料で試したい場合は、まず「撮影のしやすさ」と「探しやすさ」の2つだけを見て決めて構いません。この2つが合っていないアプリは、機能がどれだけ多くても続きません。逆にこの2つが手になじめば、残りの機能は使いながら覚えられます。

プリント管理アプリはiPhoneでもAndroidでも使えるものが多いのですが、対応する機種やOSのバージョンには違いがあります。ダウンロードの前に、手持ちの機種に対応しているかを確認するひと手間をかけておくと、入れてから使えないという残念な結果を避けられます。

無料で使える範囲はどこまでかを先に見ておく

おたより管理のアプリは、無料で基本機能が使えるものが主流です。有料になるのは、広告を消したい場合や、家族との共有や自動整理といった便利機能を使いたい場合が多い傾向にあります。

そのため、はじめから有料版を選ぶ必要はありません。まず無料の範囲で2週間ほど使ってみて、「広告が気になる」「家族にも見せたい」と感じたときに、初めて有料の機能を検討すれば十分です。プリントの量は学年や時期で変わるので、忙しい時期を1度またいでから判断すると、必要な機能が自分でもはっきりわかります。

【おたよりBOX】を使ってスマホでお便りを整理してみました

ニフティ【おたよりBOX】は、2015年4月に提供がスタートしたアプリです。提供開始の時点では無料でダウンロードできたため、紙での整理が大変だと感じている方が試しやすいアプリでした。なお、アプリの配信状況や機能、料金は時期によって変わることがあります。ここでご紹介するのは筆者が使ったときの様子ですので、実際に使う際は最新の提供状況を確かめてから選んでくださいね。

まずは撮影機能でデジタル化！

カメラを向けるだけでキレイに撮れると説明がありましたが、本当にその通りでした！写真を撮るのが苦手な方でも、細かな文字までしっかりと読めるように撮影できます。
お便りを認識し、自動で傾きや明るさの補正まで行ってくれるようです。

撮影のコツも、使いながら見えてきました。あとから読み返して困るのは、たいてい撮り方が原因です。次の4点を押さえるだけで、読み返せない画像はほとんどなくなります。

• 床やテーブルに置いて、真上から撮る。手で持って撮ると影が入りやすくなります
• 照明を背にしない。自分の影がプリントに落ちて、文字がつぶれる原因になります
• B4の大きなおたよりは、上半分と下半分に分けて撮る。日付や提出先が書かれた欄を切らないようにします
• 両面印刷は裏面も必ず撮る。持ち物の一覧は裏に書かれていることがよくあります

なぜ真上から撮るだけで差が出るのかというと、斜めから撮った画像は補正で文字の形がわずかにゆがみ、あとから小さな数字を読むときに「8」と「6」の区別がつきにくくなるからです。集金額や時刻を読み間違えると、せっかく撮ってあっても確認のために紙を探すことになってしまいます。撮り直さない前提で1回きれいに撮ることが、結局いちばんの時短になります。

見たいお便りを簡単に呼び出せる検索・整理機能

おたよりを紙で保管していると、見たいお便りをすぐに探し出すのは大変ですよね。筆者も「保管はしてあるはずなのに…」と、探し回ることがよくあります。

しかし、アプリでは見出しやタグで何のお便りなのかがすぐわかるので、簡単に呼び出すことができます。
筆者は面白くなってしまい、保管する必要のないおたよりまで撮影してしまいました（笑）。何のお便りなのかをメモできる機能があるので、後からでも探しやすそうです。特に大切なおたよりは、クリップ機能を使えば、すぐに見つけられるようになります。

撮影して一覧で見られるため、何枚ものプリントを保管するよりもずっと楽で、見た目もスッキリします。ズボラな方ほど、この手軽さに感動するのではないでしょうか。

タグやメモの付け方は、凝りすぎないほうがうまくいきます。おすすめは、次の5種類だけに絞る方法です。

• 提出（提出期限があるもの）
• 行事（日程と持ち物が書かれたもの）
• お金（集金、教材費、口座振替の案内）
• 保存（年間予定表、名簿、緊急時の連絡方法）
• あとで（読むだけでよいもの、学級通信など）

タグを増やしすぎると、撮ったあとに「これはどこに入れるのが正解だろう」と迷い、その一瞬の迷いが習慣を止めます。分類は迷わない粗さがちょうどよく、細かく分けたい気持ちはメモ欄に書く言葉で満たすと続きます。メモに書くなら「6月10日提出」「上履き袋いる」のように、あとで検索する言葉をそのまま入れておくのがコツです。

アプリを使えばたくさんのおたよりを場所を取らずに保管できますが、必要のないおたよりは定期的に削除する習慣をつけることが大切ですね。学期の終わりに「あとで」タグだけをまとめて消すようにしておくと、数百枚に膨れ上がる前に整理が終わります。

これは便利！リマインダー（お知らせメッセージ）機能

幼稚園や小学校では、必要な持ち物や提出期限などを事前に知らせてくれます。早めに知らせてくれるのはありがたいものの、「覚えていたつもりなのに、肝心な時に忘れてしまった」という失敗はよくあると思います。

その「うっかり」を防いでくれるのが、リマインダー（お知らせメッセージ）機能です。指定した時間に通知してくれるので非常に便利です。必要なタイミングで思い出せるため、忘れ物や提出期限の遅れ防止に役立つと感じました。

通知は「期限の日」だけに設定してもうまく働きません。持ち物をそろえたり、集金袋にお金を用意したりする作業は、当日の朝には間に合わないからです。子育ての現場でうまくいっているのは、2回に分けて通知を出すやり方です。

• 1回目は期限の3日前の夜。用意するものを買い足す時間を確保できます
• 2回目は前日の夜、寝る前の時間帯。ランドセルや通園バッグに入れる作業がその場で終わります

朝に通知が来ても、朝食と身支度に追われて後回しになりがちです。夜に通知を受け取れば、玄関に置くところまで完了します。「思い出す時間」ではなく「手が動く時間」に通知を合わせるのが、忘れ物を減らす考え方です。

出先でおたよりを確認できるのは大きなメリット

幼稚園や小学校の行事が何日の何時からなのか、全ての詳細を記憶しているのは難しいことです。手帳などに転記している人もいるかもしれませんが、「家に帰らないとお便りを確認できない」というのは不便ですよね。
おたよりがスマートフォンにデータとして収納されていれば、出先でも必要な持ち物やスケジュールなどをすぐに確認することができます。

この便利さがはっきりわかるのは、買い物の途中です。スーパーの文具コーナーで「連絡帳に貼る名前シールって、何枚必要だったかな」と迷ったとき、その場でおたよりを開けば答えが出ます。家に帰ってから気づいて、もう一度出かける手間がなくなります。

職場でのやりとりでも役に立ちます。「来週の水曜、参観日で早退したいのですが」「何時からですか？」と聞かれたとき、その場で時刻を答えられれば話が一度で済みます。紙を家に置いたままでは答えられない質問に、その場で答えられるのがデータで持つ強みです。

ただし、おたよりには子どもの名前やクラス、連絡先が書かれていることがあります。撮った画像は家族の間で見る前提で扱い、必要のない相手に送らないようにしておくと安心です。共有する場合も、名簿のように個人の情報が並んだものは対象から外しておくとよいですね。

シンプルで使いやすい操作性も魅力

スマートフォンをあまり使いこなせていない筆者にとって、このアプリのシンプルさはとても魅力的だと感じました。使わないような余計な機能や、使いこなすのが難しい複雑な機能はなさそうです。
操作に迷った時に、わかりやすいガイドが表示されるなど、スマートフォン操作やPC操作が苦手だと感じている方でも、無理なく使えるアプリだと思いました。

操作が簡単かどうかは、機能の数よりも「撮ってから保存が終わるまでのタップ数」で決まります。撮影して、タグを選んで、保存する。この3手で終わるなら、玄関先の立ったままの姿勢でも完了できます。反対に、保存先を細かく指定する画面がいくつも続くアプリは、機能が優れていても後回しになりがちです。試すときは、実際に1枚撮って保存までの手数を数えてみるのがおすすめです。

撮ったあとの仕分けルールを決めると溜まらない

アプリを入れても溜まってしまう家庭に共通しているのは、撮ったあとの紙の扱いが決まっていないことです。撮影しただけでは紙は減りません。次の3つに振り分けるルールを、最初に決めてしまいましょう。

ポイントは、紙で残すものをあらかじめ数種類に限定しておくことです。「大事かもしれないから」と迷ったものを紙で残していくと、結局アプリと紙の二重管理になり、どちらも信頼できなくなります。判断に迷ったときは「これがなくなったら学校に聞けば済むか」を基準にすると、ほとんどのおたよりは処分できます。

返信欄を切り取って提出するタイプのおたよりは、切り取る前に全体を撮っておくのを忘れないでください。提出したあとに「持ち物は何だったか」を確認したくなることが多く、切り取った本文が家に残っていないと困ります。

続けられる家庭がやっている運用のコツ

プリント整理が続くかどうかは、意志の強さではなくいつ撮るかを決めているかで決まります。子育ての現場で長く続いている方法は、だいたい次のどれかです。

• 玄関で撮る。ランドセルを下ろした場所で、その場で撮ってしまう方法です。部屋に持ち込むと机やソファに置かれ、そこで止まります
• 子どもに出してもらう時間を固定する。「手を洗ったらプリントを出す」と順番を決めると、声かけの回数が減ります
• 週に1度だけ見直す日を作る。日曜の夜に翌週の予定を確認すると、月曜の朝に慌てません
• 撮り忘れ用の置き場を1か所だけ作る。撮れなかった日があっても、散らばらないので後追いできます

夕方の台所は、鍋の火とお風呂の準備と宿題の見守りが重なる時間です。その中に「プリントを整理する」という別作業を足すのは無理があります。だからこそ、玄関で立ったまま数秒で終わる形にしておくのです。作業を短くするのではなく、作業する場所を移すという発想が効きます。

小学生になれば、撮る役を子どもにお願いすることもできます。「今日のプリント、写真の係お願いできる？」と頼むと、得意になって撮ってくれる子もいます。撮る場所と向きだけ最初に教えておけば、あとは任せられます。自分の予定を自分で管理する練習にもなり、親の手も一つ空きます。

年齢や学年で変わるプリント事情

同じ「おたより管理」でも、園児と小学生では中身がまるで違います。今の学年に合った構えを知っておくと、必要以上に手間をかけずに済みます。

幼稚園・保育園のころ

枚数はそれほど多くないものの、持ち物の指定が細かいのが特徴です。「白い無地の袋」「1リットルの水筒」のように、買い物に直結する情報が並びます。この時期は持ち物の記載がある部分を大きく撮っておくと、売り場で見返したときに役立ちます。連絡帳の写真も同じ場所にまとめておくと、園からの連絡を探し回らずに済みます。

小学1年生から2年生

入学と同時に枚数が一気に増える時期です。毎日の宿題、時間割の変更、集金、行事の案内が同時に届き、親が全部を把握しようとすると追いつきません。この時期は「提出」と「お金」の2つだけを確実に拾い、それ以外は流す構えでよいでしょう。子どもがランドセルの底でくしゃくしゃにして持ち帰ってきても、広げて撮れば読めます。

小学3年生以上

学年が上がると、宿題やテストのプリントが増え、行事の連絡は減っていきます。学習系のプリントまで全部撮ると画面がいっぱいになるので、撮るのは連絡系だけに絞るのが現実的です。学習のプリントは紙の箱にまとめ、学期末に本人と見返して処分する形にすると、量が落ち着きます。

きょうだいがいる場合

きょうだい分が混ざると、探すときに二度手間になります。子ども別にフォルダを分けられるアプリを選ぶか、メモの先頭に名前を入れる形で運用しましょう。上の子と下の子で行事が重なる時期は、通知にも名前を入れておくと、どちらの持ち物なのか一目でわかります。

アプリ管理でつまずきやすい場面と対処

途中でやめてしまう理由には、はっきりした型があります。あらかじめ知っておけば、立て直せます。

特に多いのが、3つ目の「探したいものが見つからない」です。整理熱心な方ほど分類を細かくしてしまい、結果としてどこに入れたか自分でも思い出せなくなります。あとで探すときの言葉で保存すると決めておけば、分類が粗くても必ず見つかります。人は「行事の案内」という分類名では思い出さず、「上履き」「体操服」「1000円」といった具体的な言葉で思い出すからです。

家族で分担すると管理はぐっと軽くなる

おたより管理が保護者のうち1人に集中している家庭では、その1人が体調を崩したり残業になったりした日に、家庭の情報がすべて止まります。撮ったおたよりを共有しておけば、この偏りをなくせます。

共有ができていると、こんな会話ができるようになります。

「土曜の運動会、9時開始って書いてあったよね」「うん、写真見た。場所取りは自分が行くから、水筒の準備お願い」

「木曜の集金、1200円だって」「見たよ。小銭あるから用意しておく」

共有の前は「伝える」ことが仕事になっていました。共有すると「同じものを見て決める」だけになります。伝え忘れによるすれ違いが減るので、責め合いにもなりません。共有の仕組みがないアプリを使っている場合は、行事の画像だけを家族に送る形でも十分に効果があります。

忙しい保護者の方におすすめしたい！

おたよりの収納・管理は本当に大変な作業です。きょうだいが多ければ多いほど、そして、習い事などプリントをもらってくる場所が増えれば増えるほど、管理は難しくなります。
おたよりが多い時期は、小学校や幼稚園のイベントが重なることが多く、新学期や長期休み前などには、大量のプリントに頭を悩ませる方も多いでしょう。

一度アプリを使って管理してみる価値は十分にあります。「紙で手元になければ落ち着かない」という方もいるかもしれませんが、その場合も全部をデータにする必要はありません。年間予定表など数枚だけ紙で残し、残りを撮って処分する形にすれば、紙の安心感を保ったまま量を減らせます。不要なおたよりをついつい溜め込んでしまう方には、特におすすめしたいおたより収納方法です。

プリント管理アプリについてよくある質問

おたより管理のアプリは無料のままでも使えますか

撮影、タグ付け、検索といった基本の機能は、無料の範囲で使えるものが多く見られます。有料になるのは広告を消したい場合や、家族共有や自動整理などを追加したい場合が中心です。まずは無料で使い、忙しい時期を1度過ごしてから必要な機能を判断すると失敗しません。

撮ったあとのプリントは処分してよいのでしょうか

読むだけのおたよりは、撮影したら処分して構いません。ただし、年間予定表や緊急時の連絡方法、名簿、手続きに使う書類は紙のまま保管しておくと安心です。提出が必要なものは、撮影してから提出まで玄関近くの1か所に立てて置くと、出し忘れを防げます。

写真を撮るだけのアプリと、専用のアプリはどちらがよいですか

持ち帰るプリントが週に1、2枚なら、端末に入っている撮影機能とメモだけでも十分に管理できます。毎週何枚も届き、提出期限や集金が重なる場合は、タグや通知が使える専用のアプリのほうが探す手間が減ります。枚数と種類の多さで選び分けると考えるとわかりやすいですね。

スマートフォンの操作が苦手でも使えますか

撮影して保存するまでの手数が少ないアプリを選べば、無理なく使えます。試すときは、実際に1枚撮って保存し終わるまでに何回タップしたかを数えてみてください。3手ほどで終わるものなら、玄関で立ったまま扱えます。操作のガイドが表示されるアプリは、覚える負担も軽くなります。

きょうだい分が混ざってしまいます。どう分けたらよいですか

子ども別にフォルダを分けられるアプリを選ぶのがいちばん確実です。分けられない場合は、メモの先頭に名前を入れるだけでも検索で絞り込めます。行事が重なる時期は、通知の文面にも名前を入れておくと、どちらの持ち物なのか迷わずに済みます。

おたより管理を軽くするために今日からできること

プリントが溜まるのは、片づけが苦手だからではありません。持ち帰った瞬間に処理が終わる場所と時間が決まっていないだけです。だからこそ、最初に決めるべきなのは収納方法ではなく、撮る場所を玄関にすることと、紙で残すものを数種類に限定することの2つです。

プリント管理アプリを比較するときは、知名度ではなく、撮影のしやすさと探しやすさから見ていきましょう。無料の範囲で2週間試し、タグは5種類に絞り、提出期限があるものだけ通知を入れる。この形なら、忙しい時期でも回り続けます。

おたよりを探す数分が消えるだけで、夕方の時間には確かな余裕が生まれます。今日持ち帰ってきた1枚を玄関で撮ってみるところから、始めてみてくださいね。

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